Niniejszy artykuł jest kontynuacją poprzedniego, w którym rozważałem na temat tego, skąd wziąć czas na budowanie własnej firmy. Zakładając zatem, iż udało Ci się zaoszczędzić trochę czasu, tym razem skoncentruję się na tym, w jaki sposób zoptymalizować pracę tak, aby uzyskać jak największą produktywność, a więc w krótszym czasie zrobić więcej.

Chociaż przewodnią tematyką mojego bloga jest budowanie własnej firmy, przez co przeznaczony jest on głównie dla osób pragnących zostać przedsiębiorcami, to spostrzeżenia i wskazówki zawarte zarówno w niniejszym oraz poprzednim artykule, umożliwią Ci podniesienie produktywności również w innych dziedzinach, niekoniecznie związanych z biznesem. Zapraszam do lektury!

1. Stwórz plan pracy

Jeżeli jeszcze nigdy niczego na dłuższą metę nie planowałeś, to z początku możesz czuć się trochę nieswojo i może wydawać Ci się to dziwne, ale im szybciej zaczniesz to robić, tym szybciej lepiej dla Ciebie, gdyż w ten sposób z pewnością o wiele szybciej osiągniesz zamierzone cele. Jestem zwolennikiem planowania wszystkiego, ponieważ kiedy zacząłem to robić, bardzo szybko przekonałem się iż jest to kluczowa czynność, jeżeli chodzi o poprawę produktywności w realizacji czegokolwiek.

To tak jak z prowadzeniem samochodu. Jeżeli chcesz przejechać z jednego miejsca do drugiego, załóżmy że jakiegoś bardzo odległego, wówczas skorzystanie z mapy znacznie zwiększy Twoje szanse na szybkie i sprawne dotarcie do celu. Dlatego też w miarę możliwości planuj wszystko, co zamierzasz zrobić i osiągnąć zarówno w następnym tygodniu, miesiącu, w tym roku, w następnym, za kilka lat itd. W poniższym przykładzie skoncentruję się jednak na planowaniu realizacji krótkofalowego celu cząstkowego.

Najłatwiejszym odniesieniem jest dla mnie tutaj praca programistyczna. Za każdym razem gdy planowałem jakikolwiek złożony moduł do jednego z tworzonych systemów (np. heurystykę oceny atrakcyjności zdjęć, grupy użytkowników, czy też setki innych mechanizmów w serwisie Odbitka.pl), w pierwszej kolejności robiłem specyfikację funkcjonalną, a więc listę wytycznych które dany moduł powinien spełniać, a następnie zapisywałem ją w managerze projektu. Następnie określałem, jakie etapy z tej listy mam zamiar zrealizować w danym dniu i przenosiłem je na kartkę papieru. Ta metoda sprawdza się, gdyż podczas realizacji dochodzą nas liczne spostrzeżenia, oraz pomysły na ponadplanowe modyfikacji, które najlepiej i najszybciej jest właśnie zapisać na kartce, lub w zeszycie (tutaj sprawdzają się techniki mapy myśli).

Zauważyłem, iż mając przed oczami listę zadań na dany dzień, pracowałem naprawdę o wiele szybciej i dokładniej, dopisując do listy dodatkowe założenia i kolejno je realizując, czemu towarzyszyło odhaczanie każdego zrealizowanego elementu, przynoszące całkiem sporą satysfakcję. Myślę że taka lista oddziałuje na nas psychologicznie, motywując jednocześnie do działania. Przynajmniej na mnie widok rzeczy, które “muszę” jeszcze dzisiaj zrealizować, działa bardzo pozytywnie, a to że czasem patrzę na zegarek i widzę 4 nad ranem (a kiszki grają marsza, bo oczywiście czas na kolację również przeoczyłem), jest jedynie efektem ubocznym. Mimo wszystko - polecam.

2. Ustal priorytety

Tutaj chyba nie muszę tłumaczyć o co chodzi - ustalamy po prostu kolejność wykonywania zadań, od najważniejszego i najpilniejszego do najmniej znaczącego. To oczywiście bardzo zgrubna klasyfikacja, gdyż często mamy do czynienia z rzeczami pilnymi, jednak niezbyt istotnymi, oraz bardzo istotnymi, na które jednak możemy dać sobie trochę czasu.

Najczęściej to właśnie rzeczy pilne, a jednocześnie mało ważne są łatwiejszym wyborem oraz trwają krócej. Chcąc być produktywnym, a więc zrobić jak najwięcej może Cię kusić, aby zacząć właśnie od tych mało znaczących spraw, na czym sam również często się łapałem. Kluczem jest jednak, aby uszeregować wszystkie zadania względem ich istotności (wagi) i zacząć od realizacji tych najważniejszych.

Być może nie uda Ci się w ten sposób zrealizować wszystkich zadań znajdujących się na Twojej liście, ale przynajmniej zakończysz realizację tych najistotniejszych, co według mnie jest o wiele mądrzejszym sposobem, a Twoja praca rzeczywiście będzie prowadzić do zrobienia więcej w krótszym czasie, gdyż gdy tylko uporasz się z ”kobyłami”, realizacja pozostałych zadań to już najczęściej pestka.

Pamiętaj również o koncentracji i jednokierunkowości. Staraj się zajmować tylko jednym zadaniem na raz. Nie odchodź od danego zadania dopóki nie zostanie ono w 100% doprowadzone do finału. Gdy już coś zaczniesz, to nigdy tego nie zostawiaj. Pamiętaj, że właśnie duża część zmarnowanego czasu bierze się z rozpoczynania czegoś i zostawiania, a następnie ponownego zaczynania i zostawiania, itd.

3. Nie odkładaj spraw na później

Jak to mówią Anglicy, “Procrastination is a waste of time”, co można przetłumaczyć jako “Odkładanie spraw na później to strata czasu”. Zdaję sobie sprawę z tego, że o wiele łatwiej jest powiedzieć niż zrobić, jednak dalej będę obstawał przy swoim - chcąc osiągnąć sukces musisz wytworzyć u siebie pracoholiczną mentalność. Nawet najbardziej efektywne planowanie, nigdy nie będzie substytutem skutecznego działania prowadzącego do realizacji celu. Na szczęście, sposobów na zmotywowanie się do roboty jest wiele.

Jestem w chwili obecnej tak silnie zmotywowany, że dla pracy na rzecz budowania mojej firmy jestem w stanie poświęcić naprawdę wiele, jednak kiedyś gdy brakowało mi odpowiedniej motywacji i czułem przysłowiowego “lenia”, skuteczną metodą, która zawsze działała, było myślenie o tym co chcę osiągnąć i utrzymywanie się w przekonaniu, iż jeżeli nie podejmę stosownych działań teraz, to wszystko to, po prostu gdzieś mi ucieknie.

Dobrą, choć może nieco przyziemną techniką motywacji jest również myślenie o pieniądzach i o tym, co można za nie kupić. Jeżeli chcesz mieć piękny dom z basenem (no może niekoniecznie w Polsce), lub marzy Ci się jakaś super fura - wydrukuj sobie ich zdjęcia (lub zamów odbitkę) i powieś na ścianie, aby podbudowywać się patrząc na nie. Każdy sposób na poprawę dyscypliny i motywacji do działania jest dobry.

W chwilach zwątpienia, spróbuj również przypomnieć sobie sytuację, w której byłeś najbardziej produktywny i jak się wówczas czułeś. Dobrze prawda? Postaraj się, aby zawsze przyświecała Ci zasada “zrób to teraz”. Powtarzaj sobie te słowa w myślach do skutku, ilekroć chęć do działania będzie Ci opadać. Dzięki temu gwarantuję, że szybko rozwiniesz w sobie poczucie pilności, a to bardzo ważna cecha przedsiębiorcy. Polega na tym, że szybko zabierasz się do pracy i po prostu, wykonujesz ją, nie zważając na nic innego. Pamiętaj, że to nie pieniądze, a właśnie czas jest Twoim najważniejszym zasobem.

4. Pracuj szybko

I ostatnia rada: rozwiń u siebie szybkie tempo pracy, które ma zasadnicze znaczenie dla realizacji dowolnego celu. Oznacza to, że im ciężej i szybciej pracujesz, tym więcej osiągniesz. Pozwolę sobie zacytować Briana Tracy, który mówi, że za każdym razem im więcej osiągniesz i im więcej zadań wykonasz, tym więcej masz energii i szacunku do samego siebie, ponieważ za każdym razem gdy kończysz wykonywanie jakiegoś zadania, otrzymujesz zastrzyk pozytywnej energii i na odwrót  - za każdym razem gdy odwlekasz wykonanie zadania, męczy Cię to i wprowadza w depresję.

Osobiście uważam, że osiągnąłem już swoje optymalne tempo pracy i uważam, że w swojej specjalizacji, w kilka godzin jestem w stanie zrobić to, co innym mogłoby zająć cały dzień lub nawet więcej. Jestem pewien, iż skoro ja potrafiłem nauczyć się panować nad kolejnością zdarzeń i pracować szybko, trwając jednocześnie w silnej motywacji, to Ty też będziesz potrafił. Jak zawsze, musisz tylko chcieć. Do roboty!