Dzisiejszy artykuł jest poniekąd pisany na specjalne zamówienie koleżanki, która twierdzi, iż posiada pewne problemy ze sprawnym organizowaniem swojej pracy. Z obserwacji i zasłyszanych historii wiem (zresztą nie jest to żadną tajemnicą), że jest to niestety dość powszechny problem.

Zastanówcie się, ile razy sami mieliście trudności ze skleceniem, uporządkowaniem, a następnie z realizacją planu zadań na dany dzień, tydzień, czy miesiąc. Mam nadzieję, że niniejsza analiza podsunie Wam kilka wartościowych pomysłów, które z powodzeniem będziecie w stanie zastosować każdego dnia zarówno przy planowaniu pracy, jak i realizacji niniejszego planu.

Na przestrzeni ostatnich lat próbowałem wielu metod, które miały być odpowiedzią na pytanie: w jaki sposób ustrukturyzować i usystematyzować codzienną pracę, aby zwiększyć jej produktywność, czyli po prostu robić więcej w jak najkrótszym czasie. Najlepszą techniką, z jaką się spotkałem jest stworzenie listy zadań do realizacji w danym okresie. Cała zabawa polega na atomizacji, a więc dzieleniu złożonych procesów na mniejsze, odpowiednim szeregowaniu zadań względem ich istotności, oraz śledzeniu przebiegu naszej pracy. Technika ta ma wiele wspólnego z popularną ostatnio metodologią „Get Things Done”, która jest materiałem na przynajmniej jeden oddzielny artykuł.

Choć z początku podchodziłem do tego tematu dość sceptycznie, zaraz po tym jak zacząłem stosować listy zadań (tzw. „Todo List”) zauważyłem, iż praca autentycznie przebiega sprawniej i szybciej, a więc zapewniam Was że ta metoda działa. W dzisiejszych czasach otaczają nas komputery i listę zadań do wykonania możemy utworzyć w dowolnym edytorze tekstu, czy też jeszcze lepiej, w arkuszu kalkulacyjnym lub innym dedykowanym programie (z powodów, które przedstawię za chwilę). Sposób jej realizacji jest jednak mniej ważny, istotna jest za to sama idea.

Ponieważ zawodowo zajmuję się programowaniem aplikacji internetowych, najbardziej naturalnym sposobem realizacji złożonego przedsięwzięcia, np. opracowania architektury aplikacji, jest zastosowanie tzw. managera projektu (np. Microsoft Project, lub Basecamp), w którym dzielę całe złożone zadanie na poszczególne zadania, składające się z kolejnych etapów realizacji. Mimo iż manager projektu doskonale pilnuje realizacji zadania i umożliwia np. zliczanie czasu jego realizacji, w pewnym aspekcie pozostałem tradycjonalistą i na początku każdego dnia, przepisuję sobie zadania przeznaczone do realizacji z ekranu na kartkę papieru. Dlaczego mając do dyspozycji tak zaawansowane narzędzie, wykorzystuję retro-technologię w postaci papieru? Otóż uwierzcie mi, że ma to pewien aspekt psychologiczny i moment, w którym jednym zamaszystym ruchem wykreślam zadanie z naszej listy, należy do najprzyjemniejszych.

Zauważyłem, że im trudniejszy w realizacji był dany etap i im większą mam satysfakcję z jego ukończenia, tym bardziej wyżywam się na nim, niemiłosiernie jeżdżąc po nim długopisem, zatem coś w tym musi być (potrzeba odreagowania?). Polecam Wam wypróbowanie mojej prostej metody wyżycia się na zrealizowanym etapie, zanim przejdziecie do realizacji kolejnego. Nie będę już więcej stosował komputerowych odniesień, a to jedno było mi potrzebne, aby lepiej oddać klimat potrzeby zachowania niewielkiego tradycjonalizmu oraz aby usprawiedliwić moje, być może mało ekologiczne podejście do sprawy, biorąc pod uwagę zużycie papieru ;) Stworzenie listy to jednak nie wszystko. Często zdarza się, iż nie starcza nam czasu na realizację wszystkich zadań zaplanowanych na dany czas, potrzebujemy zatem opracować pewien schemat.

Moja metoda jest prosta. polega na odpowiednim uporządkowaniu listy względem istotności poszczególnych zadań. Następnie należy zastanowić się nad odpowiednim przydzieleniem tym zadaniom zasobów czasowych w celu sprawnego zarządzania czasem, jak również monitorować postępy i w choćby minimalnym stopniu wynagradzać się za realizację każdego kolejnego etapu.

Ustalanie priorytetów poszczególnych zadań

Załóżmy, że mamy już sporządzoną listę zadań w arkuszu kalkulacyjnym, edytorze tekstu, na kartce papieru, w kalendarzu, palmtopie, gdziekolwiek. W pierwszej kolejności musimy określić, które z zadań są najważniejsze dla powodzenia całego przedsięwzięcia i właśnie na nich skoncentrować się w pierwszej kolejności. Tutaj bardzo przydatna okazuje się zasada włoskiego ekonomisty Vilfredo Pareto, która mówi, iż 20% czegokolwiek generuje 80% rezultatów. W przypadku realizacji zadań z naszej listy, oznacza to iż 20% najważniejszych zadań z naszej listy będzie ostatecznie stanowiło 80% wartości przedsięwzięcia. O zasadzie Pareto napiszę wkrótce nieco szerzej (być może nawet poświęcę jej cały artykuł), gdyż ma ona uniwersalne zastosowanie w wielu aspektach codziennego życia.

Wracając do ustalania priorytetów, Brian Tracy proponuje metodę oznaczania zadań literami od A do D. Litera A oznacza najważniejsze zadania do wykonania w pierwszej kolejności. Literą B oznaczamy zadania istotne, jednak nieco mniej pilne. Litera C służy do opisania zadań, które są zarówno mało istotne, jak również ich realizację możemy nieco odłożyć w czasie. W końcu literą D oznaczamy zadania, które powinniśmy komuś zlecić, zresztą możemy w tym przypadku wykorzystać prostą mnemotechnikę: literę D skojarzyć ze słowem „delegować”.

W chwili obecnej doszedłem do takiej rutyny, że przepisując zadania do wykonania z managera projektu na papier, intuicyjnie ustawiam je w odpowiedniej kolejności względem istotności i nie stosuję już literek. Tutaj jednak jest trochę inaczej, gdyż najczęściej etapy są od siebie zależne i nie jest możliwa realizacja kolejnego zadania, bez ówczesnego zakończenia innego. Kiedy jednak jeszcze literki stosowałem, dość szybko zauważyłem, że zadania z mojej listy oznaczone literami C i D prawie nigdy nie były realizowane. Jednocześnie, czasami jakoś dziwnie powiększała się lista zadań oznaczonych literami A i B, zatem radzę zwrócić uwagę, aby oszacowania istotności każdego z nich dokonywać jak najbardziej rzetelnie.

Zarządzanie czasem wykonywania zadań

Okazuje się, iż nawet gdy mamy już gotową listę, uszeregowaną od zadań najbardziej istotnych do tych najmniej ważnych, to nadal jest za mało. Potrzebujemy jeszcze wskaźnika określającego prognozę czasową, a więc po prostu czas, jaki będziemy musieli przeznaczyć na realizację poszczególnych zadań. Polecam tutaj skorzystanie z wyspecjalizowanego programu do zarządzania czasem, np. z managera projektu, lub choćby arkusza kalkulacyjnego, dzięki czemu będziecie w stanie zarówno w dość prosty sposób przypisać czas do odpowiednich zadań (najczęściej w postaci oddzielnej kolumny), jak również określić całkowity czas, jaki planujemy przeznaczyć na realizację danego przedsięwzięcia. Warto tutaj zwrócić uwagę, iż prognoza wcale nie musi okazać się trafna, gdyż nie zawsze uda nam się wszystko zaplanować i przewidzieć. Najczęściej w trakcie realizacji naszych zadań pojawią się okoliczności, które skutecznie ten czas wydłużą. Smutne to, ale jakże prawdziwe, zatem należy być na to przygotowanym, ale pozostańmy optymistami.

Manager projektu ma tę miłą cechę, że zlicza faktyczny czas realizacji każdego etapu, co następnie możemy porównać z naszą prognozą, badając ich korelację. Jeżeli nie posiadacie podobnego oprogramowania, dobrym sposobem jest zapisywanie sobie przy konkretnych zadaniach zarówno czasu rozpoczęcia, jak i czasu zakończenia jego realizacji. Pozwala to na śledzenie, a także poprawę własnej wydajności. Dodatkowo, kiedy poznajemy swoje możliwości i mierzymy wydajność pracy, nasze prognozy czasowe dla kolejnych zadań stają się coraz dokładniejsze.

Osobiście zaobserwowałem, iż przy moim standardowym 16-sto godzinnym dniu pracy, około 3 godzin w ciągu dnia zajmują mi najróżniejsze przerwy na trywialne sprawy typu: posiłki, telefony, maile, nieoczekiwane odwiedziny, a także niespodziewane problemy, czy nawet sytuacje kryzysowe, których nie dało się wcześniej przewidzieć. Już na pierwszy rzut oka widać, iż odliczając te wszystkie przerwy, pozostaje ok. 13 godzin wydajnej pracy, poświęconej realizacji zadań z mojej listy.

Często dzieje się tak, że naszą listę musimy odświeżyć i zmienić kolejność zadań, lub ich priorytety, gdyż ze względu na zaistniałe okoliczności, nagle jedno zadanie może okazać się znacznie ważniejsze od drugiego, choć początkowo oznaczyliśmy je inaczej. Podczas pracy staram się na bieżąco aktualizować moją listę tak, aby zgodnie z zasadą Pareto, zawsze w pierwszej kolejności realizować najbardziej istotne zadania.

A little reward is the key

Jak wiemy, nie jesteśmy robotami i choć usystematyzowanie pracy i realizacja jej w poczuciu pilności jest niezwykle istotnym elementem służącym maksymalizacji naszej produktywności, mam oto radę: nawet jeżeli nie uda się Wam zrealizować wszystkich zadań wytyczonych na dany dzień, starajcie się nie obwiniać i nie koncentrować na zadaniach niezrealizowanych, a raczej nauczcie się cieszyć z tego, co udało się Wam osiągnąć. O potrzebie niewielkiego wynagradzania się pisałem już w poprzednim artykule traktującym o realizacji postanowień noworocznych, jednak myślę, że i tutaj wspomniany mechanizm świetnie zda egzamin.

Za każdym razem, gdy zakończycie pewien istotny etap swojej pracy, pozwólcie sobie niewielką przyjemność. To może być szybkie sprawdzenie skrzynki pocztowej na Naszej Klasie (o ile serwer nam na to w ciągu dnia pozwoli), wysłuchanie wiadomości w radiu, przerwa na lekki posiłek, a na koniec dnia jakiś dobry film itp. To działa i autentycznie pomaga nam wytrwać w motywacji szczególnie w początkowym okresie, zatem polecam.

Wypracuj swój własny system pracy

Podczas pracy starajcie się obserwować czas, jaki udaje Wam się codziennie poświęcić na wydajną pracę zgodną z listą zadań, jak również postarajcie się określić pory dnia, w jakich jesteście najbardziej wydajni i właśnie wówczas realizujcie najważniejsze zadania. Po jakimś czasie wypracujecie własny system pracy, który dodatkowo spotęguje waszą wydajność i pozwoli jednocześnie załatwić więcej spraw w mniejszej ilości czasu.

To chyba wszystko, co przychodzi w chwili obecnej do głowy, zatem radzę zastanowić się nad zastosowaniem tej niewielkiej metody oraz do wyciągnięcia odpowiednich wniosków. Jak zawsze bardzo interesują mnie Wasze opinie na ten temat i chętnie włączę się w polemikę.

Życzę wydajnych list zadań i efektywnej pracy! Do usłyszenia ;)