Po nieco dłuższej przerwie spowodowanej natłokiem obowiązków, w końcu udało mi się znaleźć chwilę na niniejszy artykuł, będący jak gdyby kontynuacją poprzedniego, traktującego o Sposobach skutecznej organizacji pracy. Tym razem nieco bardziej zagłębię się w metodologię Getting Things Done (GTD), a dokładnie w jej główne postulaty, jako że ten temat zaciekawił całkiem sporo osób. Nic zresztą dziwnego, gdyż metodologia ta zdobywa ostatnimi czasy ogromną popularność, również w naszym kraju.

W artykule przedstawię najważniejsze założenia i myśli przewodnie metodologii GTD i jak zawsze postaram się odnieść do ich zastosowania w praktyce. Na samym końcu zaś, zrecenzuję kilka darmowych aplikacji wspomagających GTD oraz ogólnie zarządzanie czasem. Zapraszam do lektury!

Czy istnieje cudowna recepta GTD?

Po przestudiowaniu wielu źródeł na temat metodologii GTD dochodzę do wniosku, że choć w większości z nich przewijają się pewne wspólne zasady, tak naprawdę nie ma jakiegoś idealnego systemu czy recepty, według której każdy z nas powinien postępować, a raczej zalecenie aby na podstawie pewnych ogólnych koncepcji opracować taki plan działań, który najlepiej odpowiada naszemu stylowi pracy i ogólnie, stylowi życia. Nastęnie zaś, konsekwentnie ten plan realizować.

Podobnie jak w przypadku kilku poprzednich artykułów, również i tutaj kluczowym słowem jest konsekwencja. Z wypowiedzi wielu osób, które opracowały swoje własne GTD, można z kolei odnieść wrażenie, iż wyjątkowo dużo z nich ma problemy właśnie z konsekwencją realizacji swoich planów. Tracą oni zapał głównie przez to, że usilnie starają się nieustannie ulepszać swój system, przez co w pewnym momencie komplikuje i rozrasta się on do niebotycznych rozmiarów, przez co przestaje się nadawać do codziennego stosowania.

A przecież GTD nie musi być skomplikowany. Według mnie powinien skutecznie eliminować wszelkie „przeszkadzajki” w pracy, zapewnić odpowiednie warunki pracy i skupienie, oraz umożliwiać jak najbardziej produktywną realizację niewielkich zadań, które następnie składają się na złożone cele pokrywające większość aspektów naszego życia. To naprawdę nie jest trudne, a na pewno nie wymaga stosowania skomplikowanych systemów, czy innych narzędzi. Pierwsza i chyba najważniejsza zasada brzmi zatem „Keep it simple, stupid!”.

Planuj jak najwięcej i jak najszybciej!

Jest to kolejne zalecenie metodologii GTD, wyraźnie dostrzegalne w większości opracowań, które z resztą sam z powodzeniem stosuję. Często łapię się na tym, iż nawet nie staram się zapamiętać co bardziej skomplikowanych zadań, a raczej od razu przystępuję do rozplanowywania poprzez dzielenie na procesy i opisywanie szeregu poszczególnych czynności w managerze projektu, o czym zresztą pisałem w jednym z poprzednich artykułów.

Cała zabawa polega na tym, aby w pewien sposób pozbyć się wszystkich spraw, które mamy na głowie i zapisać je w uporządkowanej postaci gdzieś, gdzie następnie będziemy mieli do nich swobodny dostęp, gdy tylko zechcemy. Cytując Radka Sikorskiego, nikt nie prześcignie mnie tutaj w zapewnieniach, jak ogromne ma to znaczenie, jeżeli chodzi o spokój ducha oraz „oczyszczenie umysłu” i przygotowanie go do innych zadań. Kolejna zasada brzmi: planuj wszystko co możesz, tak szybko jak się tylko da - im prędzej tym lepiej.

Zrób to teraz!

Ta zasada jest z początku dość ciężka w realizacji, gdyż jakoś tak się ukształtowało nasze dziedzictwo kulturowe, że nie wiadomo dla czego mamy tendencję do odkładania wszystkiego na później. Potrzeba zatem dość dużej determinacji, aby być w stanie przezwyciężyć swoją leniwczą naturę i wykształcić w sobie nawyk dążenia do momentalnej realizacji zadań, co skutecznie wykluczy ich nawarstwianie się.

Jeżeli jednak po pewnym czasie uda się nam wykształcić u siebie ten nowy, pozytywny nawyk, wówczas jesteśmy już na bardzo dobrej drodze ku znacznej poprawie produktywności pracy. Zwykle nowy nawyk wykształca się w każdym z nas około 21 dni, jednak nawet jeżeli stanie się to w miesiąc, możecie uznać to za niemały sukces, gdyż uważam zasadę „zrób to teraz” za kluczową w osiąganiu czegokolwiek.

Nie jest to z drugiej strony nic nowego, gdyż analogiczną zasadę wydajnej i produktywnej pracy przyswoiłem już dawno dzięki lekturom książek Briana Tracy, który zaleca wielokrotne powtarzanie sobie w myślach słów „zrób to teraz”, a także „pracuj szybko, pracuj prędko” za każdym razem, gdy czujemy iż nasza motywacja zaczyna opadać. Wypróbowałem tę prostą i, wydawać by się mogło, banalną technikę wielokrotnie na sobie, szczególnie we wspomnianym już, początkowym stadium prokrastynacji, zatem wiem że działa i polecam, aby stała się ona Waszą drugą naturą.

Chodzi zatem o to, aby momentalne radzić sobie z mniejszymi sprawami, szczególnie z takimi, których realizacja nie pochłania więcej niż powiedzmy 20 minut. W moim przypadku, jedną z takich czynności jest poranne odpisywanie na maile. Naturalnie są lepsze i gorsze dni - szczególnie na początku tygodnia, gdy takie niewielkie zadania mogą nagle nadejść w przytłaczającej liczbie, jednak już dawno doszedłem do wniosku, że nawet wówczas lepiej po prostu się spiąć i rozprawić z każdym zadaniem po kolei.

Dzięki temu większymi i najczęściej znacznie ważniejszymi sprawami mogę się zająć wtedy, gdy rzeczywiście mam możliwość porządnego skupienia się na nich i tylko na nich. To zresztą prowadzi do kolejnej zasady GTD.

Skup się wyłącznie na jednym zadaniu na raz.

Ta zasada odnosi się szczególnie do realizacji skomplikowanych zadań, składających się najczęściej z wielu kolejnych etapów. Przed realizacją takiego zadania, zazwyczaj staram się ówcześnie oczyścić umysł, a także zadbać o jak najlepsze warunki pracy, sprzyjające koncentracji i skupieniu, a zatem powyłączać wszystkie „przeszkadzajki”.

W czasie takiej wytężonej pracy umysłowej, nie odbieram poczty elektronicznej, nie inicjuję rozmów telefonicznych, itp. Staram się wyeliminować wszystko, co mogłoby mnie w jakikolwiek sposób rozkojarzyć. Osoby które widzą mnie na swojej liście gadu-gadu, już dawno zauważyły iż najczęstszym trybem jest tryb „Jestem zajęty”, a opisem, jaki mogą zobaczyć przy moim imieniu (czy też jakkolwiek mnie tam tam nazwały), jest „Praca do oporu. Przynajmniej do 22.00 proszę kontaktować się wyłącznie w sprawie pracy.”.

Oczywiście nie twierdzę, iż praca w tak dużym wymiarze jest czymś pożądanym i że ją polecam (zwłaszcza że często wieczorem o tej porze dopiero się rozkręcam), jednak już dawno weszło mi to w nawyk i ciężko jest się odzwyczaić, mimo iż od niedawna stałem się posiadaczem nowiutkiego Xboxa 360 Elite, który na 24–calowym panelu w HD po prostu powala. W założeniu miała to być jedna z rzeczy, która miała pomóc się zrelaksować, jednak jak na razie, po prostu nie mam czasu na tego typu relaks ;)

Wracając do tematu, metodologia GTD zaleca, aby na realizację poszczególnych zadań przeznaczać pewne wydzielone bloki czasowe, po których powinna nastąpić przerwa, co ma podobno pomóc w utrzymaniu równowagi i niezatracaniu się w pracy. No cóż, bardzo chętnie posłucham Waszych opinii na ten temat, gdyż osobiście bardzo rzadko robię jakiekolwiek przerwy i za każdym razem obwiniam o to specyfikę mojej programistycznej branży – po prostu nie mogę odejść od komputera, gdy jakiś moduł aplikacji nie działa tak, jak to zostało to wcześniej zaplanowane. Myślę, że ten problem jest dość powszechny i jest on główną przyczyną przesiadywania przed komputerem do późnych godzin nocnych (a nawet wczesnych rannych), całej rzeszy ludzi podobnych do mnie. Oczywiście mogę się mylić.

Kolejną zasadą jest zatem skupianie się i realizacja jednej rzeczy na raz. Nie tylko jakość pracy ulegnie znacznej poprawie, ale również jej produktywność będzie znacznie większa. Najważniejsze jest oczywiście odpowiednie upriorytetyzowanie planu pracy, ale o tym pisałem zresztą już wcześniej.

Kilka przydatnych i darmowych aplikacji.

Szczęśliwie dla nas, istnieją w sieci aplikacje które umożliwiają wspomaganie naszego planu pracy zgodnie z przyświecającą ideą GTD. Skoncentruję się tutaj na kilku aplikacjach on-line, gdyż posiadają one funkcje automatycznego przypominania i powiadamiania o zaplanowanych zadaniach, a także szerokie narzędzia integracji z innymi aplikacjami, co uważam za niezwykle pomocne udogodnienie. Podobnych aplikacji jest naprawdę dużo, zatem wybrałem kilka według mnie najciekawszych.

1. Remember the Milk. Moja ulubiona aplikacja online, którą aktualnie testuję i która ostatnio zaczęła mówić do mnie ojczystym językiem. Umożliwia tagowanie zadań, oraz tworzenie tzw. smart lists – jeżeli wyszukamy zadania opatrzone tagiem np. „rodzina”, wówczas otrzymane wyniki możemy zapamiętać i mieć do nich łatwy dostęp. Taka lista będzie dynamiczna, zatem do tej kategorii będą wpadały wszystkie kolejne zadania opatrzone tagiem „rodzina”. Aplikacja oferuje dodatkowo integrację z Google Calendar oraz umożliwia przypominanie o zaplanowanych zadaniach za pomocą komunikatorów IM (w tym również gadu-gadu), wiadomości e-mail, oraz SMS.
2. Thinking Rock. Podobnie jak RTM, to również aplikacja australijskiej firmy, która charakteryzuje się dość rozbudowaną funkcjonalnością. W opinii wielu użytkowników, to właśnie Thinking Rock w największym stopniu spełnia postulaty GTD, gdyż umożliwia uporządkować w poostaci list dosłownie wszystko, co w danym momencie znajduje się w naszej głowie. Bardzo sprytnie rozwiązane zostało zarządzanie priorytetami zadań, oraz tworzenie raportów i eksportowanie ich do PDF. Autorzy mogliby jednak nieco bardziej popracować nad oprawą graficzną aplikacji.
3. Vitalist. Kolejna aplikacja, która dość dobrze oddaje klimat GTD, oraz charakteryzuje się całkiem ciekawym i przyjemnym w obsłudze interfejsem graficznym. Jej bezpłatna wersja pokrywa 99% zapotrzebowania zwykłych śmiertelników (obsługa do 10 projektów), choć nie jest możliwe przesyłanie plików, współdzielenie zadań oraz szyfrowanie transmisji SSL. Tak czy owak, bezpłatne konto jest nadal całkiem użyteczne, przez co śmiało mogę tę aplikację polecić.

Którą więc aplikację wybrać? Na to pytanie powinniście odpowiedzieć sobie sami testując każdą z nich, dzięki czemu będziecie mogli przekonać się, która z nich najlepiej odpowiada Waszym potrzebom. Każda z nich ma coś w sobie i myślę, że ostateczny wybór będzie kwestią Waszych subiektywnych preferencji. Ja wybrałem Remember the Milk.

Na sam koniec mam do Was następującą prośbę, jeżeli nie jest to nic zbyt osobistego, zamiast pisać do mnie na maila, korzystajcie z mechanizmu komentarzy, który właśnie po to jest. Na każde pytanie odpisuję i w miarę możliwości staram się robić to w dość szybkim czasie. Często Wasze spostrzeżenia są tak ciekawe, iż autentycznie żałuję, że nie zostały one wyrażone w postaci komentarza do artykułu, dzięki czemu mógłbym się do nich odnieść na forum publicznym. Rozważcie to zatem, a póki co, życzę wszystkim spokojnej końcówki weekendu, która przynajmniej z mojej perspektywy, jest idealnym czasem na zaplanowanie zadań na następny tydzień ;)