Zainspirowany ostatnim komentarzem KeL’a do artykułu “Jak zwiększyć szanse przetrwania nowej firmy”, postanowiłem tym razem napisać o dość istotnej umiejętności odróżniania rzeczy naprawdę ważnych od rzeczy po prostu pilnych. Choć taki podział jest klasyfikacją dość zgrubną (nieco szerzej odniosłem się do tego tematu w artykule “Sposoby skutecznej organizacji pracy”), to myślę że w kontekście, który mam zamiar opisać całkowicie wystarczy dla zaprezentowania idei zwiększenia swojej produktywności w tej dziedzinie.

Po dość długiej i nieco wymuszonej przerwie, dzisiejszy artykuł będzie traktował właśnie o sposobach na zwiększenie swojej produktywności poprzez koncentrację na rzeczach autentycznie istotnych. Zapraszam do lektury.

Jest takie powiedzenie wśród ludzi biznesu, że ludzi produktywnych od nieproduktywnych oddziela wyłącznie jedna rzecz – ludzie produktywni poświęcają większość swojego czasu na zajmowanie się rzeczami posiadającymi duże znaczenie, zamiast koncentrować się na rzeczach pilnych, lecz mało ważnych. Jestem pewien, iż podobnie jak mi, nieraz zdarzyło Wam się być naprawdę zapracowanym przez cały dzień, a mimo to, wieczorem po ukończeniu pracy czuć, iż mimo wytężonej pracy nie udało Wam się ukończyć niczego istotnego.

Jeszcze całkiem niedawno pierwszą rzeczą, jaką czyniłem zasiadając do pracy, było sumienne i nad wyraz rozwlekłe odpowiadanie na wszelkie maile, komunikaty GG, czytanie newsów w czytniku RSS, przeglądanie zdjęć i nowości na Odbitce – serwisie, do którego z oczywistych względów mam sentyment, itp. Jakkolwiek wszystkie te czynności mógłbym uplasować w kategorii dość pilnych, to jednak po głębszym zastanowieniu się, doszedłem do wniosku, iż tak naprawdę zajmowałem się rzeczami będącymi w danym momencie ważnymi, ale tylko pozornie, gdyż koncentracja na większości z nich wcale nie zbliżała mnie do realizacji jakichkolwiek celów.

Kiedy zauważyłem ten prosty fakt, jak również to, iż w rzeczywistości te na pozór pilne czynności zabierają mi dość znaczną ilość czasu i to w momencie trwania tzw. pozytywnego cyklu energetycznego, a więc potencjalnie najwyższej aktywności umysłowej, postanowiłem to zmienić.

Poszperałem nieco w sieci, poszukując wypowiedzi ludzi, którzy wypracowali własne rozwiązania podobnych problemów i po ich lekturze wzbogaconej odrobiną osobistej refleksji, doszedłem do kilku konkluzji, którymi mam zamiar się z Wami teraz podzielić. Oto pięć sposobów, umożliwiających skupienie się na rzeczach naprawdę istotnych i, co za tym idzie, poprawę produktywności i skuteczności działania.

1. Ustal priorytety zadań tak, aby wyłonić trzy najbardziej istotne z nich w danym dniu.
O kształceniu umiejętności ustalania priorytetów wspominałem już w artykule “Sposoby na zwiększenie swojej produktywności”, jako że nadal uważam iż w połączeniu z poczuciem pilności są to kluczowe umiejętności. Najlepszym sposobem na określenie trzech najważniejszych spraw w danym dniu, jest odpowiedzenie sobie na pytanie: „Jeżeli miałbym zrobić dzisiaj tylko trzy rzeczy, to realizacja których przyniosłaby mi największą satysfakcję i poczucie dobrze wykonanej pracy?”.

2. Skoncentruj się na rzeczach, których realizacja przyniesie największą wartość.
Jedną z najprostszych technik, która umożliwia określenie, czy w danej chwili zajmujemy się rzeczą naprawdę istotną, czy po prostu pilną, jest zadanie sobie pytania o to, jak dużą wartość przyniesie jej realizacja nam samym, lub innym. W moim przypadku, zaprojektowanie nowego modułu do jednej z aplikacji, trening na siłowni, opracowanie kolejnego artykułu, czy spędzenie czasu z rodziną, ma w kontekście długofalowym zdecydowanie większą wartość, niż na przykład przesiadywanie na naszej-klasie, sprawdzanie statystyk serwisów internetowych, czy granie w świeżutkie i kuszące Grand Theft Auto 4.

3. „Myśl w kategoriach czterech wymiarów!”
Jak powiedział dr Emmet Brown z „Powrotu do przyszłości”, grunt to umieć myśleć długoterminowo. W tym przypadku, proponuję zadać sobie następujące pytanie: „Jaką wartość będzie miała realizacja danego zadania w kategorii długoterminowej?”. Czy będzie to miało znaczenie za tydzień, miesiąc, rok, czy za kilka lat? Dla przykładu, jestem pewien iż artykuł który właśnie piszę przeczyta wiele osób na przestrzeni wielu kolejnych lat. Podobnie, jestem przekonany iż serwisy i aplikacje internetowe, które w chwili obecnej przygotowujemy w firmie, pracując czasem po kilkanaście godzin na dobę, zapewnią w perspektywie długofalowej dobry poziom życia zarówno mnie, jak i mojej rodzinie.

4. Najważniejsze rzeczy wykonuj na samym początku.
W nawiązaniu do punktu pierwszego, najlepszym momentem realizacji trzech najważniejszych czynności w danym dniu jest poranek. Człowiek jest wtedy zrelaksowany, oraz posiada największą sprawność umysłową. Kontrastując, gdy po serii realizacji rzeczy mało istotnych zabieramy się za rzeczy ważne dopiero w połowie dnia, wówczas pomijając już aspekt spadającej sprawności umysłowej, istnieje znacznie większe prawdopodobieństwo że coś, lub ktoś może nam tę pracę zakłócić. Osobiście, zaczynam dzień od realizacji najbardziej owocnych zadań, a wówczas nawet jeśli w środku dnia zostanę zasypany „pilnymi sprawami”, których wcześniej nijak nie mogłem przewidzieć, to i tak pod koniec dnia mam poczucie bycia znacznie bardziej produktywnym, jak również odczuwam o wiele większą satysfakcję z wykonanej pracy.

5. Bądź wizjonerem i konsekwentnie dąż do realizacji swojej wizji.
Nie chcę, aby zabrzmiało to zbyt pompatycznie, jednak wizja jest wyjątkowo istotna, szczególnie w ujęciu długoterminowym. Jak mówią, „jeśli nie będziesz w stanie tego dostrzec, nie będziesz w stanie nad tym zapanować”. Pisząc o wizji, mam na myśli określenie tego, gdzie chcę się znaleźć i co robić za trzy, pięć, czy dziesięć lat. Spróbuj określić cele cząstkowe, które będą konieczne do zrealizowania, a następnie postaraj się wyobrazić sobie, jak będziesz się czuć, gdy w końcu uda Ci się tego dokonać. Jestem pewien, iż będzie to wyjątkowo miłe uczucie. Pisałem już o tym, ale wspomnę raz jeszcze – cokolwiek masz zamiar robić, zawsze staraj się odpowiedzieć sobie na pytanie: „W jaki sposób zbliży mnie to do realizacji mojej wizji, lub określonego mniejszego celu cząstkowego?”. Jeżeli uznasz, że to coś nie będzie miało żadnego znaczenia za tydzień, miesiąc lub rok, wówczas być może nie jest to godne Twojej uwagi?

Kiedy uda Ci się wprowadzić w życie wspomniane aspekty, a więc: wizję, ustalanie priorytetów, myślenie „w kategorii czterech wymiarów” oraz koncentrację na wartości generowanej przez czynności, które wykonujesz, wówczas z pełnym przekonaniem możesz zaliczyć się do ludzi wysoce produktywnych, efektywnych, działających skutecznie. Czasem już samo rozbudzenie świadomości tego, jak bardzo istotne jest posiadanie wizji, powoduje naturalną koncentrację na rzeczach ważnych. Kiedy spędzamy większość naszego czasu na realizacji tego, co dla nas najważniejsze, często nawet nieświadomie dokonujemy wielkich rzeczy, posiadających znaczną wartość dla nas samych i innych.

Jak wspomniałem na wstępie, niniejszy artykuł dedykuję KeL’owi. W najbliższym czasie zastanowię się również nad opisaniem innego zagadnienia które zaproponował, dotyczącego (tu cytat) „bezbolesnego rozpoczynania projektów”.

Zanim to się stanie, jeszcze raz nadmienię, iż ostatnio przeżywam bardzo intensywny okres pod względem ilości pracy, zatem bardzo proszę czytelników o cierpliwość. Mam również prośbę do osób piszących maile, aby swoje uwagi wyrażali w postaci komentarzy bezpośrednio pod artykułem, gdyż wówczas łatwiej jest mi się odnieść do wszelkich uwag na forum publicznym, a wtedy dotrze to do szerszej rzeszy odbiorców.